Comment concevoir un espace pour les visioconférences
À l’ère du temps qui est devenu une source précieuse, il fait bon avoir des solution pour en gagner. Les visioconférences permettent de réunir des collaborateurs autour d’une plateforme virtuelle. Plus besoin de se déplacer, en revanche un espace dédié est nécessaire.
Qu’est-ce qu’une visioconférence ?
1.La différence entre visioconférence, web conférence et conf call
La visioconférence permet de réaliser des conférences vidéos en direct avec des personnes situées dans différentes entreprises, d’autres villes, et d’échanger verbalement ou avec des documents
Pour réaliser une visioconférence, il faut des outils spécifiques tels que des caméras ou des micros, reliés à un terminal ou à un écran. Une salle doit lui être dédié car ces installations sont nécessaires pour réaliser une visioconférence. Il faut également penser aux questions d’acoustique, d’éclairage et de fond afin d’avoir une expérience pleinement satisfaisante, que ce soit pour vous ou vos collaborateurs de l’autre côté de l’écran.
Le terme de web conférence est le système 2.0 de la visioconférence, ne nécessitant uniquement que d’un navigateur et d’une connexion internet. Les conférences se font de manière plus mobiles, néanmoins l’espace dans lequel cette tâche se passe reste très important afin d’éviter tout désagrément sonore.
Enfin, le conf call (abréviation de conference call) désigne une conversation téléphonique organisée à l’avance entre plus de deux correspondants. Il n’y a donc pas besoin d’écran, en revanche la question de l’acoustique est essentielle.
2.Comment fonctionne la visioconférence ?
Avant tout, organiser une visioconférence demande un minimum de préparation.
Il faut que tous les participants soient disponibles et équipés
Ensuite, il faut quelques outils : une webcam, un micro, un logiciel et éventuellement un casque ou des oreillettes. L’ensemble de ses éléments doivent être reliés à un ordinateur. Certains de ses équipements sont déjà intégrés dans l’ordinateur comme le micro et la webcam, cependant vous n’aurez pas la même qualité que du bon matériel.
Il existe aussi des solutions sur le marché comme la microsoft teams qui vous permet d’accéder à tout ces prérequis.
3. Quels sont les avantages et les inconvénients de la visioconférence ?
Les avantages
Le plus gros avantage énuméré est le gain de temps lié au non déplacement de la personne. En effet, la visioconférence se fait confortablement dans son espace de travail il n’y a donc pas besoin de faire des déplacements. Tous les problèmes comme les retards de train, les bouchons, la place de parking,… sont alors supprimé faisant gagner un temps qui est précieux.
Le deuxième avantage concerne le coût : comme on a plus besoin de se déplacer, les coûts de transports sont évités.
Les limites géographiques sont annulés, la visioconférence donnant la possibilité de se réunir en direct où que l’on soit.
Enfin, comme il y a moins de réunions physique donc moins de transports, il y a un gain écologique de réduction de l’empreinte carbone.
Les inconvénients
Il faut évidemment avoir tous les équipements si on veut participer à la visioconférence, ce qui nécessite un minimum de préparation, pour éviter que nos discussions soient perturbées par des problèmes techniques.
Comme tout outil, il y a des probabilités pour qu’il y en ait un qui ne fonctionne pas bien, mettant en difficulté la visioconférence. Il faut donc prendre le temps de vérifier un peu en amont que tout fonctionne bien.
Sur la même lignée, une mauvaise connexion internet peut engendrer des problèmes de sons et d’images. On perd alors en terme de qualité de transmission des informations et on joue avec la patience des interlocuteurs !
Enfin, en cherchant à économiser de l’argent et du temps, vous pourriez rater de belles occasions car dans certains cas rien ne vaut un vrai contact physique !
L’aménagement d’un espace visioconférence
Lors de visioconférence, vous communiquez avec des interlocuteurs qui ne sont physiquement pas avec vous. Il est alors essentiel de bien se faire comprendre.
Mis à part le bon matériel, vous devrez avoir un espace réfléchi pour cette tâche afin de maximiser le confort de l’expérience.
Le confort acoustique est un point très important. Une salle qui résonne ou qui est mal isolée acoustiquement sera pénible pour vous, vos interlocuteurs ainsi que vos associés qui travaillent à côté or le but est d’avoir une visioconférence de qualité.
Pensez à la manière dont vous voulez apparaître à l’écran. L’environnement visuel est tout aussi important que l’environnement phonique. Quel fond voulez vous montrer ? Une scénographie bien pensée du lieu peut vraiment vous démarquer et apporter une ambiance paisible. De même, la manière dont chacun est placé dans l’espace doit être réfléchie. Doit-on tous être autour de la table ? Est-on sur un canapé ?…
L’éclairage doit être bien géré afin d’éviter les éblouissements, les contre-jours, les reflets dans l’écran,…
Quel mobilier voulez-vous pour une salle de visioconférence ? Du type formel avec une table de réunion et des fauteuils autour ? du type plus décontracté avec des fauteuils, canapés, bibliothèque en fond, …
La question du cadrage n’est pas souvent abordée comme une vraie préoccupation alors qu’elle est importante. En plongé, contre-plongé ou hauteur d’oeil, le message que vous transmettez n’est pas le même !
Pensez aux équipements technologiques : ils prennent de la place et comportent des câbles qu’il faut gérer et qu’il n’est pas forcément agréable de voir en image.
En définitive, faire une visioconférence ça se prépare : d’un point de vue équipement d’une part et spatial d’autre part.
https://www.glowbl.com/fr/organiser-une-visioconference/
https://fr.wikipedia.org/wiki/Conférence_en_lignehttps://zevillage.net/management-rh/comment-choisir-une-solution-de-visioconference/
Pour aller plus loin :
Notre dossier aménagement de bureaux :